Dès lors qu’il s’agit d’aborder les questions de légalisation de signatures, de certifications d’actes ou d’apposition d’apostilles, beaucoup d’entre nous ont l’impression de pénétrer dans une forme de jungle conceptuelle et lexicale où il est difficile de se repérer. On pourrait penser que cela est dû à un manque de connaissances juridiques que les acteurs des professions du droit, quant à eux, maîtrisent, mais l’expérience commune montre que les avocats se perdent parfois tout autant dans les méandres des dispositions légales appliquées à la traduction, et que dans la majorité des cas, ils ne sauront pas nous dire si un document doit être certifié ou non.

Mais revenons tout d’abord sur l’utilisation de certains termes en la matière.

Trop souvent, nous employons l’un pour l’autre. La notion de traduction assermentée, pour commencer, est impropre. L’expression implique de prêter serment, ce qu’un document ne peut faire à l’inverse d’une personne. Encore ne prête-t-on serment que ponctuellement. On rencontre aussi parfois la notion de traduction jurée, qui elle aussi, ne devrait pas s’employer en lieu et place de celle de traduction certifiée. L’appellation « traduction jurée » n’a vocation à s’appliquer sur le territoire national qu’à l’Alsace et à la Lorraine pour des raisons historiques. Dans d’autres pays aussi, comme l’Espagne, le type de traduction qui nous intéresse se fera par l’intermédiaire d’un « traductor jurado ». Leurs prestations reviendront essentiellement au même que celles effectuées par leurs confrères français mais les voies de recrutement sont différentes. Pour ce qui est de la France, le terme à retenir est donc « traduction certifiée » et celle-ci, si l’on suit la terminologie des Cours d’appel, est réalisée par des « Experts Traducteurs » ou des « Experts Interprètes près la Cour d’appel de xxx » ou par des « Experts Traducteurs Interprètes » quand ces derniers offrent les deux services. Leurs compétences s’étendent sur tout le territoire : ainsi, si le traducteur expert relève fatalement d’une Cour particulière auprès de laquelle il est inscrit, les actes qu’il certifie auront la valeur requise dans tout le pays et, naturellement, dans celui où le document est délivré.

Quels sont les actes susceptibles de recevoir une certification ?

On y range tout d’abord l’ensemble des documents à produire devant les autorités françaises ou étrangères, à savoir les actes d’état civil, les jugements de divorce, les certificats d’hérédité, les testaments, les documents relatifs aux adoptions, etc. qui relèvent des besoins des notaires. On parle donc ici des services aux particuliers. Viennent ensuite s’ajouter certains documents administratifs à destination des entreprises dont les plus courants sont les extraits de statuts de société (Extraits K-Bis), les justificatifs d’identification fiscale, les statuts de société, les pouvoirs de représentation ou parfois encore les bilans comptables quand ils sont destinés à être produits dans le cadre d’audits. Puis s’agrègent à cet éventail de documents officiels tous ceux relevant de contentieux survenus entre divers pays, entrant d’une manière plus large dans le champ des procédures judiciaires, dès lors qu’il y a matière à délivrer des assignations en référé ou non, des citations à comparaître et ainsi de suite. Par ailleurs, tous les actes juridiques ne nécessitent pas forcément d’être certifiés : c’est leur finalité qui décidera de cet aspect.

Une fois ce cadre posé, comment savoir s’il convient d’apposer des apostilles et de faire légaliser une signature ? Et quid de la reconnaissance par les autorités des traductions officielles émises en France et/ou en provenance de l’étranger ?

L’apostille ne concerne en premier lieu que les actes destinés à être produits à l’étranger. L’utilisation d’apostilles est régie par la « Convention Apostille » découlant de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Concrètement, elle prend la forme d’un document de petit format, collé au dos d’un acte, pour certifier la qualité de la personne qui le signe. Depuis le 1er février 2009, les pratiques ont évolué, et ce en deux temps. Il a d’abord été demandé aux experts traducteurs de faire au préalable procéder à la confirmation matérielle (ou légalisation) de leur signature (auprès de la mairie dont ils dépendent, chez un notaire ou à la Chambre de Commerce – ces deux dernières options étant payantes). Toutefois, cette procédure rencontre plusieurs types de difficultés : d’une part, certaines mairies refusent de légaliser la signature de l’expert lorsque la traduction est produite vers une langue étrangère (au prétexte qu’elles n’ont pas le droit de traiter des actes dans les langues de destination) et d’autre part, les magistrats ne sont pas tous convaincus que la traduction devienne un acte public après que la signature du traducteur a été légalisée.

Mais depuis 2025, donc tout récemment, d’autres modifications dans le traitement des légalisations et des apostilles sont intervenues. Depuis cette date, l’apostille et la légalisation des actes publics destinés à l’étranger ne sont plus délivrées par les préfectures mais par le notariat, via une procédure largement dématérialisée (plateforme nationale). Pour sécuriser cette procédure, une base de données nationale des signatures publiques (signatures de maires, officiers d’état civil, etc.) a été créée, que les notaires consultent pour vérifier l’authenticité des actes. A noter que l’on exclut de cette procédure les demandes de légalisation de documents privés, formulées par les administrés, où le maire, ou encore l’agent délégué, reste néanmoins toujours compétent pour authentifier les signatures en question.

A l’inverse, si l’acte a été produit à l’étranger et traduit en français par un traducteur expert résidant dans le pays où le document a été émis, l’acte ne requiert aucune forme de légalisation sur le territoire français, matérielle ou autre, soit d’apostille. Mais il règne toujours une forme de flou à cet égard, et l’administration française semble pouvoir exercer un pouvoir discrétionnaire qui rendent les choses parfois peu claires. En tout état de cause, le traducteur expert n’apposera ses cachets pour légaliser sa traduction sur le sol français qui si le document d’origine en est totalement dépourvu.

Les règles régissant l’emploi d’apostilles peuvent varier considérablement d’un pays de destination à l’autre. Il est donc primordial de se renseigner sur ce qu’il convient de faire dans une situation donnée et surtout de s’assurer que les documents reçus pour traitement de la part du demandeur sont bien déjà revêtus des apostilles exigées. Quant à la certification de traductions, celles-ci requièrent de l’expert qu’il appose son cachet ainsi que la mention « ne varietur », assortie d’un numéro unique attribué à chaque dossier traité.

Ne pas disposer des documents adéquats dès le départ pourra entraîner des retards de traitement dans les dossiers. Il est important que les clients des sociétés de traduction aient conscience des potentiels aléas qui peuvent en découler. Néanmoins, si le bon usage est de traduire à partir d’un original, les contraintes de temps ou tout simplement l’absence de documents originaux peut amener à traduire depuis une copie. Dans ce cas, la copie devra être déclarée conforme à l’original par les mêmes voies que précédemment évoquées (mairie, notaire, chambre de commerce) et le traducteur expert aura l’obligation d’indiquer que sa traduction a été faite sur la base d’une copie et de biffer le terme « original » du cachet figurant sur cette dernière. De même, les traductions effectuées à partir d’un document informatique sont acceptables et l’Expert Traducteur auprès de la Cour d’appel sera tenu d’indiquer les mentions relatives à ce cas de figure de sorte à ce qu’aucune ambiguïté ne subsiste.

Ce petit voyage rapide et incomplet dans le monde de la traduction certifiée devrait permettre à nos clients, comme à tout autre lecteur, de disposer des bases nécessaires pour approfondir ses connaissances sur le sujet. Mais la meilleure option n’est-elle pas de nous interroger en direct ? Nous vous dispenserons volontiers nos conseils pour vous guider au mieux !